Dematerializzazione documenti

Consorzio Innovo rappresenta la soluzione ideale per tutte quelle Pubbliche Amministrazioni, aziende e/o professionisti, che nell’ambito di miglioramento del loro workflow lavorativo, vogliano attuare un processo di innovazione attraverso la dematerializzazione dei documenti cartacei.

La pratica in questione consiste nella conversione di un documento cartaceo in un formato digitale, e la sua successiva fruibilità con i mezzi informatici.

Questa sostituzione ha pieno valore formale, secondo quanto riporta la normativa statale del 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59).

I BENEFICI

Questa soluzione innovativa produce notevoli vantaggi al business aziendale:

• Risparmio relativo ai costi di stampa, acquisto e manutenzione delle stampanti;
• Centralizzazione dei processi di lavoro;
• Tracciabilità del documento;
• Incremento di spazio fisico;
• Miglioramento del processo lavorativo interno con clienti e fornitori;
• Ottimizzazione del personale;
• Tutela dell’ambiente

LE MODALITÀ

Consorzio Innovo è in grado di fornire il servizio di dematerializzazione dei documenti più adatto alle esigenze dell’azienda, essenzialmente tramite tre modalità di servizio:

• Dematerializzazione dei documenti cartacei presso il cliente
• Dematerializzazione dei documenti cartacei presso il cliente con software dedicato
• Gestione documentale dedicata

I VANTAGGI PER LA PA

La necessità di utilizzare tecnologie più innovative per l’eliminazione della carta a favore dei documenti digitali, è suggerita anche dal Codice dell’amministrazione digitale nel 2005 dove nell’art. 42 si fa esplicitamente riferimento al concetto di dematerializzazione: “ Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.”

La dematerializzazione dei documenti cartacei è dunque una necessità per le P.A., in quanto produce notevoli vantaggi:

• Riduzione dei costi
• Eliminazione degli spazi fisici
• Ottimizzazione degli spazi e del lavoro
• Riduzione dei tempi di lavorazione delle pratiche
• Eliminazione del rischio di perdite o smarrimenti dei documenti
• Reperibilità immediata
• Riduzione drastica dell’impatto ambientale
• Miglioramento del rapporto con l’utenza/cittadini

Questi servizi vengono erogati nella stessa modalità citata in precedenza.